Деловая переписка

Каждый день мы пишем письма— партнерам, коллегам, потенциальным клиентам. Нажимая кнопку «Отправить» нам нужно одно — чтобы адресат понял нашу мысль и мы добились поставленной цели. Но зачастую письма становятся настоящим комком невнятности, и собеседник откладывает ответ на потом, когда у него появится время вникнуть в писанину. Есть огромная доля вероятности, что этого никогда не произойдет.
Давайте познакомимся с пятью самыми распространенными ошибками в деловой переписке:

Написать не по адресу
Если ответа долго нет, проверьте, а туда ли ушло письмо?
Эта очевидная ошибка, но допускают её в 30% случаев!

Создать путаницу
Не прячьте главную мысль переписки в середину или конец письма. Не закручивайте сюжет! Лучше всего сразу начать с главной мысли, вписав её в тему письма: «Предлагаю обсудить сотрудничество».
Если же просьба спрятана в самом конце, адресат на полпути закроет вкладку с письмом, так и не добравшись до сути.

Общаться терминами и аббревиатурами
Типичная и довольно частая ошибка деловой переписки. Мы, не задумываясь, начинаем использовать аббревиатуры и рабочий сленг с клиентами забывая о том, что некоторые люди в этой цепочке абсолютно не понимают, о чем идет речь.

Использовать длинные абзацы
У нас столько неструктурированной информации в голове, которую, для понимания, мы пытаемся расположить в таблицах, схемах и диаграммах. Поэтому, когда приходит очередное «полотно» текста, без маркированных списков и заголовков, его хочется поскорее закрыть.
Пишите «красивые» письма, в которых информация грамотно структурирована.

Ответить мысленно
Иногда мы отвечаем на письма у себя в голове, не давая человеку той ценной обратной связи. Если долго нет ответа на важный вопрос, позвоните партнеру и попросите все-таки набросать пару строк в ответ.

Желаю вам эффективных деловых переписок!

Добавить комментарий

Lexiis.ru это —

советы вебмастеру, новости веб индустрии, шаблоны для сайтов а так же помощь вебдизайнеру.